Componenti principali della gestione documentale informatica:

1. Digitalizzazione: Conversione di documenti cartacei in formato digitale tramite scanner o fotocamere, trasformando file fisici in dati elettronici più facili da gestire e archiviare.
2. Archiviazione e organizzazione: I documenti digitali vengono memorizzati in database o sistemi di archiviazione specifici, con metadata (parole chiave, categorie, date, etc.) che facilitano il loro ordinamento e recupero.
3. Accessibilità e condivisione: I documenti possono essere facilmente condivisi e visualizzati all’interno di un’organizzazione attraverso piattaforme centralizzate e cloud. Gli utenti autorizzati possono accedere ai file da diversi dispositivi e luoghi, promuovendo la collaborazione.
4. Sicurezza e controllo accessi: È fondamentale garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti sensibili. I sistemi di gestione documentale implementano tecnologie di crittografia e meccanismi di controllo accessi basati su ruoli, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la conformità con le normative sulla privacy.
5. Organizzazione in Fascicoli, Pratiche, Attività: il raggruppamento dei Documenti permette di associare le informazioni a singole entità (Fascicoli e Pratiche); ogni entità può disporre di un elenco di Compiti assegnati al singolo Operatore con un completo controllo dello stato del Procedimento.
6. Workflow automatizzato: La gestione documentale può includere flussi di lavoro automatizzati per approvazioni, revisioni o notifiche, accelerando i processi aziendali e riducendo gli errori.
7. Conformità normativa: Molte aziende devono rispettare normative legali che riguardano la conservazione e gestione dei documenti (ad esempio, GDPR, ISO 27001). I sistemi di gestione documentale aiutano le aziende a garantire che i loro processi siano in linea con tali requisiti.

I Moduli di Daisy

Fascicoli / Pratiche

• Gestione dei Fascicoli / Pratiche
• Possibilità di associare al Fascicolo un numero illimitato di Documenti in Pdf
• Possibilità di associare al Fascicolo un numero illimitato di File di qualsiasi Tipologia
• Possibilità di associare al Fascicolo un numero illimitato di Attività (con relativa scadenza)
• Fascicoli e Attività con Data di Scadenza, gestione dei Promemoria, visualizzazione immediata dello scaduto
• Gestione delle Schede Anagrafiche associabili ai Fascicoli
• Gestione dei Modelli di Fascicolo per l’automazione delle operazioni ripetitive

Caratteristiche Generali

• Acquisizione integrata dei Documenti da Scanner
• Installazione su LAN con Utenti illimitati
• Archiviazione dei Documenti indipendente dal Database per una velocità di risposta ottimale
• compatibile con tutte le Versioni di Microsoft Access a partire da Office 2013
• compatibile con il Run Time gratuito di Microsoft Access a partire dalla versione 2013

Info & Downloads

Demo di Daisy

Manuale Pdf di Daisy

Istruzioni di
installazione

Microsoft Access ha dunque molti pregi e funziona benissimo con volumi di dati medio / piccoli. Quando però la quantità di informazioni da gestire diventa significativa è opportuno usare soluzioni più affidabili. Si può, infatti, tramite l’interfaccia ODBC, collegare l’applicazione ad altri Motori di Database (praticamente tutti i principali prodotti del settore) senza troppe difficoltà. Bene, ma quale usare? Considerando le soluzioni gratuite, la scelta può cadere sempre in casa Microsoft con l’ottimo Sql Server Express. Se però si desidera anche un prodotto Open Source allora possiamo considerare MySql (o il fork MariaDb) o PostgreSQL. In questo articolo ci occuperemo di descrivere l’uso di MySql e MariaDb come motore di Database per le applicazioni di Microsoft Access.

Integrare Microsoft Access con un database MySQL è un’operazione comune per sfruttare la facilità d’uso di Access come interfaccia e la potenza e scalabilità di MySQL come back-end. Ecco i passaggi principali per effettuare questa integrazione:

1. Installare il connettore ODBC per MySQL

Per permettere a Microsoft Access di comunicare con MySQL, devi installare il MySQL ODBC Connector. Ecco come farlo:

• Scarica il MySQL ODBC Connector dal sito ufficiale di MySQL: MySQL ODBC Connector.
• Durante l’installazione, segui le istruzioni per configurare il driver.

2. Creare un DSN (Data Source Name)

Un DSN è necessario per consentire ad Access di connettersi al database MySQL tramite ODBC.

1. Vai su Pannello di Controllo > Strumenti di Amministrazione > Origini Dati (ODBC).
2. Scegli la scheda DSN di Sistema (per configurazioni accessibili a tutti gli utenti) o DSN Utente (per configurazioni limitate a un singolo utente).
3. Clicca su Aggiungi e seleziona MySQL ODBC 8.0 Unicode Driver o la versione che hai installato.
4. Compila i seguenti campi:

• Nome: Dai un nome descrittivo al DSN (es. “MySQL_Azienda”).
• Descrizione: Descrizione del DSN.
• Server: Indirizzo del server MySQL (es. “localhost” o l’indirizzo IP del server).
• Porta: 3306 (o la porta utilizzata dal tuo server MySQL).
• Database: Nome del database MySQL con cui vuoi interfacciarti.
• Utente: Nome utente MySQL.
• Password: La password associata all’utente MySQL.

1. Clicca su Test per verificare che la connessione funzioni correttamente. Se tutto va bene, salva la configurazione.

3. Collegare le tabelle MySQL in Access

Una volta configurato il DSN, puoi collegare le tabelle MySQL in Access per lavorare su di esse.

1. Apri Microsoft Access.
2. Crea un nuovo database o aprine uno esistente.
3. Vai su Dati Esterni > ODBC Database.
4. Seleziona Collega all’origine dati creando una tabella collegata.
5. Nella finestra di dialogo, seleziona Origini dati macchina e scegli il DSN che hai creato in precedenza.
6. Access mostrerà un elenco di tutte le tabelle del database MySQL selezionato. Scegli le tabelle che vuoi collegare e conferma.
7. Le tabelle saranno ora visibili nel pannello di navigazione di Access come “tabelle collegate”. Puoi lavorarci come se fossero tabelle di Access locali, ma i dati risiedono in MySQL.

4. Gestione delle modifiche e query

Puoi utilizzare Microsoft Access per:

• Visualizzare e modificare i dati delle tabelle MySQL.
• Creare query basate sui dati MySQL o combinare i dati di più fonti.
• Creare maschere e report per interagire con il database MySQL tramite l’interfaccia Access.

Considerazioni aggiuntive:

• Performance: L’integrazione può essere lenta se la rete o il server MySQL è distante. In questi casi, valuta l’uso di query SQL dirette per limitare i dati trasferiti.
• Backup: I dati sono fisicamente conservati in MySQL, quindi assicurati che i tuoi processi di backup coprano il database MySQL.
• Compatibilità: Alcuni tipi di dati di MySQL potrebbero non essere perfettamente supportati da Access (es. BLOB o TEXT lunghi), quindi tienilo in considerazione durante la progettazione del database.

Alternative:

Se l’integrazione tramite ODBC non è sufficiente, puoi anche utilizzare strumenti di ETL o middleware per sincronizzare dati tra MySQL e Access in modo più complesso o scalabile.

Caratteristiche principali

• Multiutente: Consente l’accesso simultaneo a più utenti garantendo la sicurezza dei dati e il controllo delle operazioni.
• Multiaziendale: Ideale per aziende che gestiscono più entità legali o sedi, permettendo la gestione centralizzata di più aziende, con la possibilità di separare o condividere dati e report.
• Integrazione con la Fatturazione Elettronica: Completamente integrato con il sistema di fatturazione elettronica italiano (XML, SDI), automatizzando il processo di emissione, ricezione e archiviazione delle fatture secondo le normative vigenti.
• Gestione contabile avanzata: Supporto per la contabilità generale e IVA, con funzionalità di bilancio, riconciliazione bancaria e gestione delle scadenze.
• Magazzino e logistica: Monitoraggio in tempo reale di scorte, movimenti e ordini di acquisto, con gestione automatizzata degli approvvigionamenti.
• Reporting e analisi: Dashboard interattive e report personalizzabili per analizzare le prestazioni aziendali in tempo reale.
• Interfaccia intuitiva: Progettato con un’interfaccia user-friendly, per facilitare l’accesso alle funzionalità anche agli utenti meno esperti.

I Moduli di Ribes

Contabilità

Contabilità in Partita Doppia, Contabilità Iva, Piano dei Conti su tre livelli

Importazione, Stampa, Archiviazione e Conservazione a norma delle Fatture Elettroniche di Acquisto

Acquisizione delle Fatture Elettroniche di Acquisto da Cartella Archivi, da Web Service Aruba, da file zip (compresso)

Multiaziendale / Multiutente – Numero di Aziende illimitato

Giornale fiscale di Prima Nota, Registri fiscali degli Acquisti, dei Corrispettivi e delle Vendite

Bilancio, Bilancio parziale, Chiusure e Riaperture Contabili Automatiche

Contabilità Iva – Chiusure Periodiche ed annuali – Numero illimitato di Registri Acquisti / Vendite

Archivi di Esempio per Ordinaria / Semplificata / Professionisti  – Gestione Ottica dei Documenti Contabili

Gestione del Reverse Charge, Gestione dello Split Payment (Scissione dei Pagamenti)

Liquidazioni periodiche IVA (ai sensi dell’art. 21-bis del d.l. n. 78/2010) – Generazione file xml per l’invio

Iva per cassa (articolo 32-bis del Dl 83/2012) – Regime di Cassa per i Contribuenti in Contabilità Semplificata (Legge di Bilancio 2017)

Scadenzario attivo e passivo – Gestione avanzata delle Partite con chiusura automatica anche parziale

Gestione Clienti / Fornitori con accesso immediato alla Scheda Contabile ed alle Scadenze

Vendite

Fatture elettroniche di Vendita per i Privati e la Pubblica Amministrazione – Generazione del File xml

Invio diretto delle Fatture Elettroniche tramite Web Service di Aruba

Gestione automatica delle Ricevute tramite Web Service di Aruba

Emissione e stampa Fatture, DDT, Note Credito – Fatture Professionisti (Ritenuta d’acconto)

Giornale fiscale di Prima Nota, Registri fiscali degli Acquisti, dei Corrispettivi e delle Vendite

Numero illimitato di Serie di Documenti di Vendita – Personalizzazione del Modulo di Stampa

Emissione di Documenti di Trasporto, Fatture, Note Credito, Vendite al Banco, Fatture Pro Forma, Preventivi etc. – Fatturazione riepilogativa da DDT – Statistiche Fatturato

Anteprima di stampa – Invio immediato dei Documenti per Posta Elettronica

Stampa dei Moduli di Vendite in Tedesco per le località bilingue

Ordini Clienti, Ordini Fornitori, Situazione Ordini per Articolo

Scadenzario Attivo / Passivo con Pagamento / Incasso automatico anche parziale

Gestione Agenti / Provvigioni – Gestione dei Centri di Costo / Ricavo – Gruppi Clienti e statistiche

Trasferimento Fatture Emesse in Contabilità ed in Magazzino

Conservazione Sostitutiva a Norma delle Fatture Elettroniche emesse

Magazzino

Gestione del Magazzino – Seconda unità di misura su Articoli di Magazzino con conversione automatica

Gestione Archivio Articoli con Codici Alternativi illimitati  – Listini personalizzati per Cliente o Gruppo

Gestione di un numero illimitato di Depositi di Merce (Magazzini) con ricalcolo Giacenza per Deposito

Gestione della Produzione con Distinta Base 

Giornale di Magazzino a Causali semiautomatiche (Acquisti, Vendite, Resi, Uscite a Produzione etc.)

Inventario Parziale e all’ultima Registrazione immessa

Chiusure Automatiche con riporto dell’Inventario Iniziale

Gestione dei Bar Code (Codici a Barre)

Info & Downloads

Demo di Ribes Gestionale

Manuale Pdf di Ribes Gestionale

Istruzioni
di installazione